Wiki全方位解惑 挑战内容管理软件

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  内容管理系统在出版领域将始终具有自己的一席之地,但它从来不是业务协作的最佳工具。作为简单的开源应用,Wiki可能不久就会主宰企业知识管理领域。

企业应用Wiki,你准备好了吗?

  任何在企业中某个团队项目中干过的人都知道文档管理会是怎样的一场噩梦:电子邮件沿不同的路径传送。电子报表和Word文档散布在各处,没人完全知道谁拥有最新的版本。一直负责会议记录并保存在自己硬盘上的行政人员去度假了。营销战略改变了,但没有人想起来让网络管理人员更新公司的内联网。

  Wiki出场了!作为一种协作软件,它可以解决所有上述问题,但与很多传统的内容管理系统不同,它非常简单,连非技术雇员都可以使用。

  尽管Wiki已出现10年了,但它在企业中的应用才刚刚起步。同Web第一次在企业世界站住脚跟时的情况一样,Wiki可能也将经历疯狂的增长期、激烈的竞争和不恰当的使用。下面的Wiki应用指南将告诉您如何最佳地使用这种有价值的协作工具。

什么是Wiki?

  Wiki.org将Wiki定义为“可以运行的最简单的在线数据库”。受Apple的HyperCard编程环境的启发,Ward Cunningham在1995年,作为一种管理Portland Pattern Repository的网站内容的工具,开发了第一种Wiki软件。Wiki一词出自Wiki-Wiki。Wiki-Wiki在檀香山当地的语言里的含意是“快”。Wiki实际上是任何人――或者至少任何拥有权限的人――都可以创建或编辑的网页。

  Wiki最著名的例子是Wikipedia,一种由任何喜欢它的人编写和维护的在线百科全书。听起来是不是很乱?但是,并没有那么乱。它是一种精心研究、精心编写和倍受尊重的信息源。如果某人对某个条目进行不正确的或不合适的改动,其他人可以将网页恢复到以前的样子,或者保留改动但进行进一步的编辑。成千上万的人维护这个网站(或者至少那些他们所专业从事的区域),进行必要的事实核查和编辑,因此内容的质量一般都很高。

  由于Wiki最初被极端地构想为一个开放源代码项目,因此有一些人认为真正的Wiki应当没有作者权限制。这在像Wikipedia这样的很少的案例中的确行之有效,但是它通常不是一种可行的选择。在企业环境中,Wiki最好放在防火墙背后,供完全内部的用户基础使用。

未击中目标

  今年6月,《洛杉矶时报》创建了一个关注伊位克战争的Wiki。编辑们撰写了一篇题为“战争与结果”的评论文章,并邀请任何愿意改写这篇社论的人发表自己的精辟的看法。可惜的是,Internet网民们选择了雪片般地传送色情照片和污言秽语来污染这个“Wiki社论网站”,经历了3天的维护灾难后,这家报纸关闭了这个Wiki。

  指负责《洛杉矶时报》在Wiki上的失败公平或者准确吗?绝对不公平。也许《洛杉矶时报》的期望太高,也许它错误判断了一些Web用户的幼稚的能力。但是,Wiki社论网站存在的真正问题是Times让Wiki去干blog的工作。

  从结构上看,Wiki能够处理对话,但是这并不是它的强项,相反,Wiki最擅长的是协作。它们的用途是随着内容的发展,维护一系列独特的文档以及提供一种组织这些信息的有机的手段。

为什么选择Wiki?

  由于Web(一般来说是网络)的原因,发表和共享信息的费用大大降低了――而这使Wiki成为吸引企业的杀手应用。在Wiki出现前,进行复杂的信息管理需要一种昂

  贵的企业应用。然而由于大多数Wiki是基于开放源代码的,它们对于选择开放源代码软件的公司来说是免费的,或者对于愿意为Wiki的部署和支持支付费用的公司来说是比较便宜的。

  Wiki设计用于为团队内或团队间交换信息提供方便。Wiki中的内容可以毫无延迟、无需任何真正的管理努力进行更新,并且不需要分发――用户/贡献者(对于Wiki来说,他们是同一个人)访问和更新一个共同的网站。

  Wiki可以集中各类企业数据,如电子报表、Word文档、PowerPoint幻灯片、PDF――任何可以在浏览器中显示的内容。它们还可以嵌入标准的通信媒体,如电子邮件和IM。重型基于PHP的Wiki可以直接与公司数据库连接,将音频和图像文件输入到数据库中。Wiki的功能仅仅受到实现它的人员的编程技能的限制。

  需要指出的是,将文档放到Wiki中不一定使它能够被所有访问Wiki的人编辑。例如,营销部门可以向销售团队或公司提供一张PowerPoint幻灯片,但不允许它们修改或覆盖它。

  此外,Wiki还具有内置的版本控制,甚至可以控制那些具有编辑特权的人。不建立修改人的记录,就不能进行修改,而且恢复以前的版本只是点击几下鼠标的事情。

  如果您有如下需要,就可以考虑部署Wiki:

  您希望在不牺牲功能性、安全性或持久性的条件下,迅速、廉价地建立公司内联网。

  您希望在一个可为所有人访问的位置上发表多种企业文档,并让雇员不费力、没有延迟、没有冗余性风险地管理这些文档。

  您希望管理和组织会议记录、团队议程和公司日历。

  您需要一种廉价的(如果不是免费的)、可扩展的和可通过任何Web浏览器访问的项目管理工具。

  您一个可以大型和/或分散的团队可以观看和修改共享文档的中央位置。

  如果您的机构符合以下条件,Wiki可能不适合您的机构:

  您必须使用复杂的文件格式。一些Wiki平台只能支持文本或HTML文件。考虑使用可以处理强健的文件类型的基于PHP/SQL的Wiki平台。避免选择基于PERL的Wiki。

  您没有可以承担Wiki使用责任的人员。Wiki的本体(或者它使用的搜索引擎)有多好它才能有多好。您需要可以建立命名网页和维护链接的规则的人员。

  协作格式不适合您的小组或工作场所。对等审查不总是内容管理的最佳解决方案。

  您寻求交换观点。Wiki并不是发表观点或进行对话的最好的工具。如果这是您的公司的主要目标,那么请使用blog。

Wiki Vs. 传统内容管理软件

  目前市场上有大量可供使用的项目管理和协作软件,那么为什么还要使用Wiki呢?

  Wiki廉价、可扩展、易于实现,它们不需要大规模的软件部署。它们还可以很好地与已有网络基础设施连接。例如,Wiki软件生产商Socialtext将重点放在使它的平台可以使用已有的安装在企业防火墙后面的全球ID和注册系统。

  此外,Wiki是基于Web的,因此在采用时不需要多少或根本不需要学习时间,而且它们还允许用户决定内容的相关性,而不用依靠中央发表中心或线性发表链。在初次建立后,用户,而不是管理人员,控制Wiki,使双方受益。

  许多Wiki的主要好处是它们有机地组织自己的能力。换句话说,用户可以创建自己的网站结构(即本体, ontology),而不是接受内容软件开发商强加给他们的结构。这就是说,Wiki必须为具有同样的文体语音的人来使用,使本体和导航对于所有人都有意义。Wiki适用于工作场所,因为通用的企业语言已经存在。

  最后,与内容管理软件的工作流结构相比,Wiki固有的协作性质使Wiki有别于内容管理软件,将使它们具有优势。传统的项目管理工具根本不能重现Wiki所创建的协作和参与环境。

Wiki在哪儿?

  那么,哪些公司实际使用Wikis呢?Wiki在一些需要大量内容管理的特定企业领域(如项目管理和规格控制)中,取得了最伟大的最初成功。

  据一次对73家公司的Gilbane调查显示,正在试验Wiki技术的公司主要是小企业(收入在2千5百万美元以下的企业)。鉴于Wiki软件的廉价性和易实实现,这并不让人感到吃惊。然而,一些大型企业也成功地部署了Wiki。

  Nokia一年半来一直在使用Socialtext Wiki软件,支持其Insight & Foresight内的信息交换。Yahoo利用TWiki软件帮助开发团队克服与不同独立位置合作时相关的问题。Michelin China也将TWiki作为一种知识管理工具来使用。该公司IT部门的Jean-Noel Simonnet写道:“我们的目的是共享所有的信息、程序、设置文档,使我们减少对某位成员的知识的依赖,使团队中没有人拥有任何保存在个人目录中的文档。”

  在使用Wiki取得成功的著名公司中还包括Kodak、Cingular、Disney、Motorola和SAP。

  这些公司正在做哪些《洛杉矶时报》不能或没有做到的事情?这些成功的部署有别于《洛杉矶时报》的失败的两个因素是:它们部署在公司的防火墙之后,并且只供公务应用。如预期的那样,这大大减少了滥用的可能性,确保Wiki成为一种工具而不是玩具。换句话说,若想对于企业社区有价值,Wiki必须包含大量的内部文档,成为一个可以由用户通过浏览器维护的内部Web。

Wiki工具

  JotSpot和SocialText是率领企业Wiki解决方案的两个领头羊。这两家公司都利用自己的专有程序扩展到了开放源代码。JotSpot是由Excite的共同创建人创办的,是Wiki与数据库的交集。通过提供表格和与外部数据的集成等额外的特性,JotSpot能够克服Wiki在处理文本文档功能上受到限制的问题。

  Socialtext基于开放源代码KWiki软件,并设法签下了像Nokia和Ziff-Davis这样的一些大客户。该公司甚至推出了一种预装Wiki软件的独立专用设备。

  Atlassian Software的企业Wiki叫做Confluence。与JotSpot和Socialtext不同,Atlassian采用纯专有软件。

  在严格的开放源代码/非商用领域中,有几家重要的厂商:

  TikiWiki具有提交、编辑和批准文章的编辑引擎和工作流项目管理系统。

  TWiki可以利用服务器插件模块进行大规模扩展,增加处理像日历、电子报表、RSS、条形码等等功能的特性功能。

  ZWiki提供一种支持所有主要浏览器的名为Epoz的插入式WYSIWYG HTML编辑器。

  Perspective受到一些大型公司的欢迎,似乎是很多大企业初次尝试的Wiki。

  这些Wiki工具各有各的优缺点,但是每一种Wiki工具都是开箱即用的稳定、实用的软件包。您选择哪种工具将取决于您的预算、您所关注的特性以及您的IT部门实现与维护它的能力。

关注Wiki

  各公司面临的基本挑战之一是确保在部门间流程的信息流尽可能少地“腐烂”。Wiki是处理这项任务的高度有效的工具。它将文档管理变为某种可以方便地调节适应用户的敏感性的东西,而不是内容管理软件开发商强加的预想的概念。

  内容管理软件包可能将在可预见的未来面市,但是它们将面临来自Wiki的越来越大的压力。正如目前市场上的企业Wiki所证明的那样,内容管理可以与 Wiki杂交,生成一种集两种工具的优势于一体的新的、更强健的应用。小心Wiki或杂交Wiki不久出现在您的工作场所中。

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